Estudio administrativo y legal

Noviembre 4 de 2012

(Análisis administrativo y legal)
Jorge Ernesto Serrano Plazas asesor empresarial

El análisis administrativo y legal implica dejar claro dos aspectos muy importantes, por un lado, cómo se planearán y controlarán todos los recursos con los que dispondrá la empresa, y por el otro lado, dejar claro todas las actividades que se llevarán a cabo para cumplir las disposiciones de ley y que inciden en la actividad económica del proyecto de negocio.

1.       LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Primero se debe redactar la misión y visión de la empresa, una vez hechas las declaraciones anteriores se deben redactar los objetivos y las estrategias que seguirá la empresa.  Recuerde, los objetivos deben ser medibles, alcanzables y cuantificables. Las estrategias hacen referencia a cómo se van a llevar a cabo las acciones para lograr los objetivos planeados. Luego se debe realizar un análisis concreto de las oportunidades y amenazas del medio, y un análisis de las debilidades y fortalezas de la empresa, es decir la DOFA, para la empresa. 

Por ejemplo, Michael Porter, en su libro Ventaja Competitiva, plantea tres tipos de estrategias que pueden decidir seguir las empresas:

·         Liderazgo en costos.  Producir a un costo unitario menor que el de la competencia.

·         Diferenciación.  Ofrecer productos exclusivos.

·         Enfoque.  Dirigir el producto a un segmento de mercado, claramente determinado.

Existen otros tipos de estrategias relacionadas con el mercado, directamente, y son:

·         Penetración.  Vender más de los mismos productos a los mismos clientes.

·         Desarrollo de mercado.  Implica buscar nuevos segmentos de clientes.

·         Desarrollo de producto.  Realizar investigación y desarrollo para elaborar nuevos productos.

·         Diversificación.  Desarrollar nuevos productos para nuevos clientes en forma constante.

2.       ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

Aquí se debe diseñar la forma que adoptará la empresa.  Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración:

a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.

b) Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.

3.       DIRECCIÓN Y CONTROL

Definir el estilo administrativo que se practicará en la empresa y cómo se gestionarán y controlarán todos los recursos de la empresa para administrarlos de la mejor manera.

4.       MARCO LEGAL

Para dar cumplimiento a las disposiciones legales para la organización es importante llevar a cabo las siguientes actividades:

·         Definir el tipo de sociedad.

·         Constituir legalmente la empresa.

·    Cumplir con otras disposiciones legales propias de cada tipo de empresa y de producto.  Ejemplo: permisos especiales para empresas de alimentos (INVIMA), permisos para ubicación de los establecimientos de acuerdo al Plan de Ordenamiento Territorial, permisos para empresas del sector maderero (CDMB), etc.

·         Realizar las formas de contratación y de remuneración de los empleados.

·         Afiliar a los empleados a las instituciones dispuestas por ley y cumplir con todos los gastos de nómina.

·         Llevar a cabo todos los aspectos legales para exportar o importar un producto (visión internacional).

Cumplir con la carga fiscal propia para las empresas.  Ejemplo: impuestos de renta, industria y comercio, a las ventas, retención en la fuente, etc.